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Como funciona o controle de bens patrimoniais da sua empresa?

O patrimônio de uma empresa engloba diversos tipos de ativos tangíveis ou intangíveis, como móveis, eletroeletrônicos, marcas, softwares entre outros que representam o valor do negócio para o mercado.

Essa atividade de controlar os ativos que pertencem a empresa tem como objetivo cumprir as leis decretadas desde 2015, são elas: 12.973/2014 e IN 1515/2014, que exigem que, os setores patrimoniais ou contábeis implantem nas organizações o controle patrimonial dos bens e que devem ser repassadas para que a comunicação esteja alinhada com as declarações a serem feitas para Receita Federal.

Neste artigo iremos ajudar você a entender o que são bens patrimoniais, como fazer o controle dos ativos, as vantagens deste processo e as responsabilidades e facilidades que poderão ser agregadas em sua organização.

O que são os bens patrimoniais?

Controle de bens patrimoniais -O que são os bens patrimoniais

Os bens classificados como patrimônio, são classificados como: ativos imobilizados, eles fazem parte de diversos locais de uma empresa, como produção, administrativo, cozinha, sala e etc.
Sendo considerados bens patrimoniais os mais diversos itens como:

  • Computadores
  • Ar condicionado
  • Televisores
  • Frigobar
  • Impressora
  • Cafeteiras
  • Geladeiras
  • Fogões
  • Cadeiras
  • Ventiladores
  • Veículos
  • Maquinários próprios
  • Vários outros a depender da exigência da empresa.

Quando iniciar o controle de patrimônio?

Controle de bens patrimoniais - itens para analise de ativos e controle patrimonial

    Este processo normalmente é iniciado quando a empresa possui mais de 50 itens e engloba as seguintes etapas:

  • Inventário
  • Análise dos ativos
  • Vida útil dos bens
  • Depreciação dos ativos
  • Primeira fase: No inventário é feito uma vistoria para visualizar o estado de conservação, com a intenção de determinar os valores dos itens a serem registrados.

    Segunda fase: Deve-se avaliar os ativos e verificar o valor atual, com base nestes custos é realizado um estudo de quanto a empresa poderá receber como retorno quando o item chegar ao final da vida útil.

    Terceira fase: A definição do valor residual (É o valor do produto após o tempo de uso). No site da receita é disponibilizado uma tabela que demonstra o valor do ativo ao longo dos anos.

    Quarta fase: Sabendo o valor do ativo e valor residual, é possível calcular o quanto será a depreciação do bem que ocorrerá anualmente. Recomenda-se que a atualização dos bens seja realizada anualmente.

    A Importância do controle patrimonial

    Controle de bens patrimoniais - importancia do controle para empresa

    O controle patrimonial é de suma importância para que as empresas sejam gerenciadas de forma eficaz conforme ordenado pelos CPC’s (Comitê de Pronunciamentos Contábeis) e organizadas de acordo com a depreciação de ativos da Receita Federal.

    Neste caso, aplica-se para as organizações que desejam aperfeiçoar suas contribuições refletida em seus lucros, justificando os Impostos de Renda e da Contribuição Social.
    Porém, além de ser essencial para que as empresas estejam de acordo com as normas e leis contábeis vigentes, o controle patrimonial proporciona diversos benefícios para o negócio.

    O que o controle de Patrimônio pode oferecer para sua empresa ?

    • Diminuir o desperdício com compras desnecessárias.
    • Deixar a empresa estruturada para os processos de auditorias.
    • Gerar relatórios para análises
    • Evitar ocorrências de roubos de equipamentos

    Assim, é possível afirmar que o controle eficaz traz benefícios para os negócios, como permitir que o gestor tenha uma visão abrangente e baseada em dados atualizados e reais para que tome decisões mais assertivas sobre as necessidades da empresa, como investimentos em novos imobilizados, bem como as vendas de ativos.
    Além disso, proporciona que os dados sobre os ativos registrados contabilmente sejam um reflexo real dos bens físicos da empresa, assim o gestor pode gerar relatórios financeiros e realizar o planejamento estratégico visando o crescimento do negócio.

    Como fazer o Controle Patrimonial na Prática?

    Controle de bens patrimoniais - como fazer a coleta de informações e aplicação do inventário

    Para implantar o controle patrimonial, a primeira etapa é a realização do inventário físico patrimonial e para sua execução, existem algumas opções. Muitas empresas optam por contratar prestadoras de serviços especializadas nesse tipo de projeto, ou seja, terceirizar todo o processo. Já outras, preferem realizar o inventário internamente.

    Para isso, há a opção de contratar apenas softwares especialistas e realizar a coleta de forma automática (via leitura dos códigos de barras), ou realizar um processo manual, anotando os números dos ativos em planilhas do Excel, por exemplo.

    Assim, um software desenvolvido para controles de bens patrimoniais pode facilitar a execução do inventário e garantir que as informações coletadas sejam detalhadas e estejam organizadas para viabilizar uma continuidade do controle patrimonial após o inventário.

    Como escolher um Software para Inventário Patrimonial?

    Controle de bens patrimoniais - software para gerenciamento dos dados coletados no invetário

    Existem muitos critérios que devem ser levados em conta na escolha de uma ferramenta para inventário físico patrimonial. Além das funcionalidades do software, um ponto importante é considerar o custo-benefício da solução como um todo.

    Hoje em dia, existem aplicativos de inventário físico que funcionam em smartphones e utilizam a própria câmera do aparelho para realizar a leitura dos códigos de barras ou QR codes das placas de patrimônio. Assim, é possível utilizar os aparelhos que já são da empresa ou colaboradores e economizar na compra de coletores ou leitores de código de barras, o que gera uma economia significativa no projeto.

    Outros pontos importantes a serem avaliados na escolha do software são o suporte para RFID, suporte para fotos e também a possibilidade de integração com softwares de patrimônio, o que é essencial para a continuidade do controle patrimonial. Esses são recursos que estão presentes no AfixInv, Software de Inventário Físico da Afixcode, que é uma empresa do mesmo grupo da Afixgraf. Clique aqui para conhecer todos os recursos da ferramenta.

    Veja também:

    15 Recursos essenciais em um bom Software de Inventário Patrimonial

    6 Benefícios de um Software para Inventário Patrimonial Integrado ao Software Patrimonial

    Quais as vantagens de contratar uma empresa especializada?

    Escolher por contratar uma empresa especializada no controle patrimonial garante mais praticidade e, desde que seja contratada uma parceira séria e experiente, uma maior segurança na gestão do imobilizado. Além disso, as consultorias patrimoniais possuem ferramentas para a realização de um trabalho impecável e auxiliam na estratégia e elaboração dos relatórios, agregando seu vasto conhecimento técnico e experiência nesse tipo de projeto.

    O controle de patrimônio não é apenas uma exigência burocrática é um benefício para a empresa também, mantendo a controlada e com tudo em ordem para um melhor desenvolvimento da organização e eliminação dos prejuízos que podem impactar ao longo dos anos.

    A importância das Placas de Patrimônio no Controle Patrimonial

    Controle de bens patrimoniais - placas de patrimônio

    O papel das etiquetas e placas patrimoniais é exclusivamente ajudar neste processo de identificação dos ativos. A AfixGraf recomenda a utilização de placas ou etiquetas flexíveis com códigos de barras ou QR code.

    Normalmente são colocados números e códigos de barras ou um QRcode que não podem ser repetidos, desta forma, quando houver um movimento de saída será possível identificar o local que pertencia ou para onde deve voltar porque estará registrado pelo número e a classificação do ativo. É possível também fazer

    Tipos de materiais e características:

    Placas de Patrimônio em Alumínio: As placas em Alumínio (Tag/plaquetas) com a espessura de 0,15 – 0,30 ou 0,5 mm, oferecem a durabilidade superior a 10 anos podendo ser autocolantes ou rebitadas.

    As informações são gravadas com o processo de impressão digital UV colorida ou preta (sem acréscimo de valor) elas são recomendadas para escritórios, secretárias, cozinhas, estoques e outros locais que não tenham contatos com produto corrosivo ou chão de fábrica (indústrias)

    Placas de Patrimônio em Aço Inox: As placas em Aço inox são produzidas por um processo chamado corrosão (baixo relevo) este processo permite que a logomarca, códigos de barras ou QR Code seja feita com a gravação de foto corrosão, deixando os caracteres impossíveis de ser removidos em contato com a exposição a variações climáticas e produtos químicos (ácidos, solventes, álcool, cloro)

    Etiquetas de Patrimônio Flexíveis: As etiquetas são fornecidas nos materiais Vinil, Poliéster (Etiqueta com aspecto metalizado, porém flexíveis), Bopp e Policarbonato, ambas são para ativos que precisam de uma identificação flexível e que acompanhe curvaturas, indicadas para empresas que preferem ter o controle de itens de menor valor e tamanhos, como: telefones, televisores, grampeadores, mouses, teclados, ventiladores, câmeras, celulares etc ,ou itens com pouco tempo de vida porém que necessitam ser identificadas, a vantagem na aquisição de etiquetas é a sua flexibilidade em acompanhar a fixação em locais com curvaturas.

    A AfixGraf vem inovando produzindo as placas/etiquetas personalizadas com a logo da empresa colorida sem limitações de cores, código de barras ou QRCode e numeração para o controle de forma segura e com a menor chance de perda de seus ativos.

    Estes produtos e serviços foram desenvolvidos para controlar e mensurar a quantidade de bens que pertence a empresa, para conferência e controle das entradas ou saídas de objetos, evitando furtos e desvios, o que poderia complicar a empresa principalmente em casos de uma auditoria.

    É recomendável que seja feita uma atualização e contagem dos bens ao menos uma vez por ano. Essa revisão é para verificar se todos os bens registrados estão conforme informados e para controlar a vida útil e depreciação dos bens. Deve-se realizar esse processo junto ao balanço patrimonial, pois é uma maneira de saber de fato qual é a situação financeira do seu negócio e analisar as forças e fraquezas da empresa.

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    Controle de bens patrimoniais - Empresa AfixGraf especializada em impressão de placas

    Especialista em impressão, a AfixGraf é dedicada a desenvolver e inovar soluções para identificação patrimonial. Além disso, nosso programa de investimento contínuo em novas tecnologias e atualizações de seu parque industrial não para!

    Com uma equipe que soma o nível de satisfação acima da média de qualidade em seus processos de conhecimento e agilidade no atendimento, a AfixGraf consegue entregar produtos de qualidade, com excelentes custos e nos menores prazos do mercado.

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